De la  información a la comunicación: Un paso clave en el éxito de un proyecto

 Dr. Edgar Barbosa Saucedo, Director de la carrera Ingeniería Industrial y Sistemas del Tecnológico de Monterrey Campus Querétaro.           [email protected]

Hoy en día los avances en materia de tecnología y sistemas de información hacen posible que las empresas tengan más acceso a información, pero, ¿es suficiente con tenerla o existe algo más para sacarle provecho? La información por si sola no sirve de nada si no se analiza y comunica de forma adecuada para tomar acciones focalizadas. En materia de administración proyectos, la gestión de la comunicación es clave para que la información se transforme rápidamente en decisiones que lleven a una mejor utilización de los recursos y a reducir el tiempo de ejecución, esto debido a que entre otras cosas la buena comunicación ayuda a:

-Facilitar la unidad del grupo que está trabajando en un proyecto, empoderando a sus miembros para participar activamente en el mismo. -Tender puentes entre áreas o departamentos, permitiendo agilizar las decisiones sobre recursos y plazos a través de niveles jerárquicos. Dos de las formas en las que un director de proyectos puede apoyar a que la comunicación en sus proyectos sea más eficiente son: 1-Identificando la estructura organizacional de la empresa, esto le marcará la pauta para definir cuales es la mejor forma de comunicación que puede seguir en ese proyecto en particular. 2-Haciendo un buen uso de herramientas clásicas para comunicarse durante el proyecto, tal es el caso de juntas efectivas con una agenda definida y utilizando medios remotos como video enlaces o skype. Sin duda los objetivos de cualquier proyecto se lograrán no solo teniendo la  información en tiempo y forma, sino comunicando ésta de forma que rápidamente se entiendan los cambios que se requerirán en la empresa para avanzar hacia la solución de un problema o la innovación.